Politique de confidentialité et de protection des données personnelles

1. Objet de la présente politique

La présente Politique de confidentialité et de protection des données personnelles (ci-après la « Politique ») a pour objet d'informer les utilisateurs de la plateforme Edukoma — parents, apprenants, enseignants, personnel des écoles partenaires et administrateurs — sur la manière dont leurs données à caractère personnel sont collectées, utilisées, conservées, protégées et, lorsque cela est nécessaire, communiquées.

Elle précise notamment :

• les catégories de données collectées ;
• les finalités des traitements ;
• les rôles respectifs d'Edukoma et des écoles partenaires ;
• les personnes ou organismes susceptibles de recevoir les données ;
• les durées de conservation ;
• les mesures de sécurité mises en œuvre ;
• les droits des personnes concernées et les modalités de leur exercice ;
• les dispositions particulières applicables aux données des apprenants mineurs.

La présente Politique s'inscrit dans le cadre de la législation applicable en République du Bénin, notamment le Livre V de la Loi n°2017-20 du 20 avril 2018 portant Code du numérique, telle que modifiée par la Loi n°2020-35 du 6 janvier 2021, relatif à la protection des données à caractère personnel et à la vie privée.

2. Champ d'application : le rôle particulier d'Edukoma

Edukoma est une plateforme numérique mise à la disposition des établissements scolaires (ci-après les « Écoles ») pour la gestion de leur vie scolaire, de leurs admissions, de leur communication et de leur facturation. Ce positionnement conduit à distinguer deux rôles selon la nature des données traitées :

• Données relatives à la vie scolaire (notes, absences, bulletins, emplois du temps, messagerie entre l'école, les enseignants et les parents) : l'École reste responsable du traitement. C'est elle qui a établi la relation avec les familles et le personnel, et qui détermine les finalités de ce traitement. Edukoma agit en qualité de sous-traitant, traitant ces données pour le compte de l'École et selon ses instructions.
• Données nécessaires à la fourniture du service lui-même (création et sécurité des comptes, abonnement et facturation du « Service Edukoma », statistiques d'utilisation, support technique) : Edukoma agit en qualité de responsable du traitement.

3. Responsables du traitement

ForNex : propriétaire de la plateforme Edukoma

• Dénomination sociale : FORNEX
• Forme juridique : SARL
• RCCM : RB/COT/26 B 42850
• IFU : 3202659251747
• Siège social : Ilot 795, Quartier Jéricho Nord, Parcelle C, Maison Célestin Gbedjinou
• Site internet : www.fornex.bj
• E-mail : privacy@fornex.bj

École partenaire

Chaque École utilisant la plateforme Edukoma demeure responsable du traitement pour les données de ses élèves, parents et personnel. Les coordonnées précises de l'École concernée figurent dans ses propres documents d'inscription et de communication.

4. Contact chargé de la protection des données

ForNex désigne, ou désignera selon les traitements concernés, un correspondant chargé des questions de protection des données personnelles :

• Nom : Hermann SAVI
• E-mail : privacy@edukoma.com
• Téléphone : +229 01 97 05 06 92

La désignation formelle d'un délégué à la protection des données peut être requise selon les traitements concernés (article 430 du Code du numérique).

5. Cadre réglementaire applicable

ForNex et les Écoles partenaires traitent les données personnelles conformément à la réglementation béninoise applicable, en particulier la Loi n°2017-20 du 20 avril 2018 portant Code du numérique en République du Bénin, telle que modifiée par la Loi n°2020-35 du 6 janvier 2021, notamment son Livre V relatif à la protection des données personnelles et à la vie privée.

L'Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) est l'autorité administrative indépendante compétente chargée de veiller au respect de ces dispositions en République du Bénin.

Selon les traitements concernés, ForNex accomplira les formalités préalables requises auprès de l'APDP (déclaration, autorisation ou consultation préalable selon les cas prévus par la loi) et tiendra un registre des activités de traitement (article 435 du Code du numérique).

Référence APDP / récépissé : à compléter après accomplissement des formalités applicables.

Conformément à l'article 415 du Code du numérique, le responsable du traitement informe la personne concernée, au plus tard lors de la collecte, notamment de son identité, des finalités du traitement et des droits dont elle dispose.

6. Principes de protection appliqués

• Finalité : les données sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, liées à la gestion de la scolarité et au fonctionnement de la plateforme.
• Pertinence : seules les données nécessaires à ces finalités sont collectées.
• Exactitude : des mesures raisonnables sont prises pour maintenir les données exactes et à jour.
• Conservation limitée : les données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire, sous réserve des obligations légales, comptables ou probatoires.
• Sécurité et confidentialité : des mesures techniques et organisationnelles appropriées protègent les données contre les accès non autorisés, la perte, l'altération ou la divulgation.
• Respect des droits : des moyens sont mis en place pour permettre aux personnes concernées d'exercer leurs droits.

7. Catégories de données collectées

7.1 Données relatives à l'apprenant

• Identité : nom, prénom, date de naissance, classe, établissement, photo éventuelle.
• Scolarité : notes, résultats, bulletins, absences, retards, informations disciplinaires, emploi du temps.

7.2 Données relatives au parent ou représentant légal

• Identité et qualité (père, mère, tuteur), numéro de téléphone, adresse e-mail, lien avec l'élève.
• Informations de facturation liées à la scolarité de l'enfant (hors données bancaires elles-mêmes).

7.3 Données relatives à l'enseignant et au personnel de l'école

• Identité, fonction, coordonnées professionnelles, matières enseignées, classes assignées.
• Contenu des messages échangés dans le cadre professionnel via la messagerie intégrée.

7.4 Données de compte et de sécurité

• Identifiants de connexion, mot de passe (conservé sous forme chiffrée), rôle et habilitations, journaux de connexion.

7.5 Données de facturation et de paiement

Échéancier de scolarité, montant de l'abonnement Edukoma, historique des paiements, référence de transaction Mobile Money. Les données bancaires ou de paiement sensibles (numéro de compte Mobile Money, code PIN) ne sont ni saisies ni conservées par ForNex : elles sont traitées directement par l'agrégateur de paiement (FedaPay, Kkiapay ou équivalent).

7.6 Données de communication

Contenu des messages échangés via la messagerie intégrée entre parents, enseignants et administration de l'école.

7.7 Données techniques

Adresse IP, type d'appareil et de navigateur, journaux d'activité et de sécurité.

8. Sources des données

• Directement auprès du parent ou de l'apprenant lors de la création du compte.
• Auprès de l'école, lors de l'import initial des élèves déjà inscrits.
• Lors de l'utilisation de la plateforme (notes saisies par les enseignants, messages, paiements).
• Automatiquement, à des fins techniques et de sécurité.

9. Finalités des traitements

• Gestion de la scolarité : inscription, suivi des notes, bulletins, emploi du temps, absences.
• Communication : messagerie et notifications relatives à la vie scolaire de l'élève.
• Facturation et paiement : établissement des échéances, traitement des paiements Mobile Money, facturation de l'abonnement Edukoma (ligne « Service Edukoma »).
• Sécurité : authentification des comptes et prévention de la fraude.
• Support technique : assistance aux utilisateurs et diagnostic des incidents.
• Obligations légales : respect des obligations comptables et fiscales applicables.
• Amélioration du service : le cas échéant, sous forme de statistiques agrégées et anonymisées.

ForNex précise ne pas utiliser les données des apprenants à des fins de publicité ou de prospection commerciale.

10. Base légale des traitements

• L'exécution du contrat conclu entre l'École (ou le parent) et ForNex.
• Le respect d'une obligation légale, comptable ou fiscale.
• L'intérêt légitime de ForNex ou de l'École (sécurité, prévention de la fraude), dans les limites permises par la réglementation.
• Le consentement du parent ou représentant légal, lorsqu'il est requis, notamment pour le rattachement d'un élève mineur au compte parent.

11. Protection des données des apprenants mineurs

La grande majorité des apprenants inscrits sur la plateforme Edukoma sont des mineurs. ForNex accorde une attention particulière à la protection de leurs données et applique les principes suivants :

• Le compte d'un apprenant mineur est créé et rattaché à la demande de l'école ou du parent/représentant légal, et non directement par l'enfant.
• Seuls les parents ou représentants légaux explicitement autorisés (deux contacts maximum par élève) peuvent consulter les informations relatives à un élève et interagir avec l'école à son sujet.
• Les données des apprenants ne sont utilisées que pour des finalités strictement liées à leur scolarité ; elles ne font l'objet d'aucune exploitation commerciale, publicitaire ou de profilage à d'autres fins.
• L'espace propre à l'apprenant se limite à la consultation de ses informations scolaires (notes, bulletin, emploi du temps) ; il ne dispose pas, dans le périmètre actuel de la plateforme, de messagerie ou de communication propre.
• Le transfert d'un apprenant d'une école à une autre, avec reprise de son historique scolaire, nécessite une demande formelle du parent et l'accord de l'établissement d'accueil.
• L'exercice des droits relatifs aux données d'un mineur (accès, rectification, effacement) est assuré par son parent ou représentant légal.

12. Destinataires des données

Les données peuvent être accessibles, selon les besoins et dans la limite de leurs habilitations :

• au personnel autorisé de l'école (administration, enseignants concernés) ;
• au personnel autorisé de ForNex (support technique, sécurité) ;
• aux prestataires techniques de ForNex (hébergement, paiement, envoi d'e-mails) ;
• aux autorités publiques ou judiciaires compétentes lorsque la loi l'exige.

ForNex ne vend ni ne loue les données personnelles de ses utilisateurs à des tiers à des fins commerciales.

13. Sous-traitants et prestataires techniques

• Hébergement : coordonnées contractuelles à préciser.
• Paiement Mobile Money : FedaPay et/ou Kkiapay.
• Envoi d'e-mails transactionnels : Brevo.

ForNex veille à encadrer ses prestataires par des engagements de confidentialité et de sécurité adaptés, et limite leurs accès aux données strictement nécessaires à l'exécution de leur mission.

14. Transferts de données hors du Bénin

Certains prestataires techniques de ForNex peuvent être établis ou héberger leurs infrastructures en dehors du territoire béninois.

15. Durées de conservation

16. Sécurité des données

Conformément notamment aux articles 425 et 426 du Code du numérique relatifs à la confidentialité et à la sécurité des données, ForNex met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, parmi lesquelles :

• cloisonnement strict des données par école et par famille (un parent ne peut accéder aux informations d'un autre élève que le sien) ;
• chiffrement des communications (HTTPS/TLS) ;
• stockage sécurisé des mots de passe (jamais en clair) ;
• contrôle des habilitations selon le rôle de chaque utilisateur ;
• journalisation des accès aux données sensibles (notes, paiements, contacts parents) ;
• sauvegardes régulières du serveur.

17. Gestion des incidents de sécurité

En cas d'incident susceptible d'affecter la confidentialité, l'intégrité ou la disponibilité des données personnelles, ForNex met en œuvre une procédure de gestion d'incident comprenant notamment l'identification et le confinement de l'incident, l'analyse de son origine, la restauration des services, et l'information des autorités compétentes et des personnes concernées lorsque la réglementation l'impose.

18. Cookies et traces techniques

La plateforme Edukoma utilise des cookies ou technologies similaires strictement nécessaires à son fonctionnement : authentification, gestion de session, sécurité. Aucun cookie publicitaire tiers n'est utilisé à ce stade.

19. Absence de prospection commerciale et de décisions automatisées

ForNex ne réalise pas de prospection commerciale directe auprès des apprenants.

Le calcul automatique de la moyenne d'un élève à partir des notes saisies est une opération de calcul, et non une décision produisant des effets juridiques ou similaires au sens de la réglementation applicable au profilage.

20. Droits des personnes concernées

Sous réserve des conditions prévues par la réglementation applicable, les personnes concernées disposent notamment d'un droit à l'information, d'accès, de rectification, d'opposition, d'effacement dans les conditions applicables, de portabilité lorsqu'elle est applicable, et de retrait du consentement lorsque le traitement en dépend.

21. Modalités d'exercice des droits

• Pour les données relatives à la scolarité d'un élève (notes, bulletins, absences) : la demande est adressée en priorité à l'École, responsable du traitement pour ces données ; ForNex accompagne l'École dans le traitement de la demande en sa qualité de sous-traitant.
• Pour les données relatives au compte ForNex lui-même (identifiants, facturation de l'abonnement) : la demande peut être adressée directement à ForNex.

Contact : privacy@fornex.bj

ForNex peut demander des informations permettant de vérifier l'identité du demandeur lorsque cela est raisonnablement nécessaire, et traite les demandes dans les délais prévus par la réglementation applicable.

22. Limites au droit d'effacement

La demande de suppression d'un compte ou de données ne peut pas nécessairement entraîner leur effacement immédiat, notamment lorsque leur conservation est requise pour respecter une obligation légale, comptable ou fiscale, pour établir une preuve en cas de litige, ou pour permettre la poursuite de la scolarité de l'élève dans un autre établissement.

23. Mise à jour de la présente politique

ForNex peut modifier la présente Politique, notamment pour tenir compte d'une évolution de la législation, des recommandations de l'APDP, des services d'Edukoma ou de son architecture technique. La date de dernière mise à jour figurera en tête du document, et toute modification substantielle sera portée à la connaissance des utilisateurs.

24. Réclamation auprès de l'APDP

Lorsqu'une personne estime que ses droits relatifs à ses données personnelles n'ont pas été respectés après avoir contacté ForNex ou l'école concernée, elle peut saisir l'Autorité de Protection des Données Personnelles :

• Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP)
• Cotonou, République du Bénin
• E-mail : contact@apdp.bj — Site : apdp.bj
• Téléphone : +229 01 69 55 00 00

25. Contact

Pour toute question relative à la présente Politique :

• ForNex
• Adresse : Ilot 795, Quartier Jéricho Nord, Parcelle C, Maison Célestin Gbedjinou
• E-mail : privacy@fornex.bj
• Site web : www.fornex.bj